Οι δρομείς υποβάλλουν τις αιτήσεις συμμετοχής τους ηλεκτρονικά στην ιστοσελίδα του "Heyday Road" Για την επικοινωνία μπορούν να χρησιμοποιηθούν είτε τα ελληνικά είτε τα αγγλικά.
Η εγγραφή θα θεωρηθεί έγκυρη και οριστική μόνο όταν ο υποψήφιος λάβει απάντηση από τους διοργανωτές και πληροί τις οικονομικές προδιαγραφές.
Οι συμμετέχοντες δρομείς πρέπει να παρουσιαστούν για εγγραφή την προηγούμενη ημέρα κατά προτίμηση ή έως δύο (2) ώρες πριν από τον αγώνα, στον τόπο και την ώρα που θα υποδείξουν οι Οργανωτές.
Η Οργανωτική ομάδα του "Heyday Road", είναι η "Επίγονος Οργανισμός για την προώθηση του αθλητισμού και πολιτισμού, μη κερδοσκοπική εταιρεία", Τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου εργάζονται αποκλειστικά σε εθελοντική βάση και δεν λαμβάνουν καμία μορφή αποζημίωσης, οποιασδήποτε μορφής.
Οι δρομείς, τα μέλη των οικογενειών τους, οι υποστηρικτές, οι δημοσιογράφοι κ.λπ. καλούνται να απευθυνθούν σε έναν υπάλληλο που φέρει τα διακριτικά του δρόμου Heyday Road και να λάβουν συμβουλές για κάθε θέμα που αφορά τον αγώνα.
Οι δρομείς μπορούν να αναγράφουν την εθνική τους σημαία, το όνομα της χώρας τους ή το λογότυπο του αθλητικού συλλόγου στην αθλητική τους περιβολή. Απαγορεύεται αυστηρά κάθε είδους προώθηση προϊόντων, πεποιθήσεων και συνθημάτων, εκτός από αυτά που υποδεικνύονται από τους Οργανωτές.
Οι δρομείς πρέπει να φέρουν εμφανώς τους αριθμούς συμμετοχής στο στήθος και στην πλάτη, όπως ακριβώς τους έχει δώσει η οργανωτική ομάδα, χωρίς καμία αλλαγή, και υποχρεούνται να επιδεικνύουν την αθλητική τους ταυτότητα όταν τους ζητηθεί.
Οι δρομείς υποχρεούνται να φορούν φακό κεφαλής με εφεδρικές μπαταρίες, καθώς και ανακλαστικό εξοπλισμό στην πλάτη και στα παπούτσια. Είναι επίσης υπεύθυνοι οι ίδιοι να διαθέτουν επαρκή πρόσθετο εξοπλισμό έκτακτης ανάγκης.
Τα ανακλαστικά γιλέκα είναι απαραίτητα για τις νυχτερινές ώρες.
Οι δρομείς μπορούν, με δική τους ευθύνη, να χρησιμοποιήσουν τα προσωπικά τους αντικείμενα κατά τη διάρκεια του αγώνα. Όλα τα αντικείμενα πρέπει να κατατεθούν σε κιβώτια που θα φέρουν τον αριθμό CP, την παραμονή του αγώνα. Η ομάδα των διοργανωτών θα παραδώσει κάθε κουτί αποκλειστικά στο αντίστοιχο σημείο.
Οι δρομείς πρέπει να παρουσιαστούν στο σημείο εκκίνησης του αγώνα, δηλαδή στο άγαλμα του Λυκούργου, τουλάχιστον 60' πριν από την έναρξη του αγώνα. Η καθυστερημένη άφιξη θα έχει ως αποτέλεσμα τον αποκλεισμό του δρομέα.
Σημείωση: Ελέγξτε στην ενότητα "Road Book" τα σημεία όπου οι δρομείς μπορούν να λάβουν αποκλειστικά φυσική βοήθεια από τους υποστηρικτές τους. Οι δρομείς μπορούν σε οποιοδήποτε σημείο του αγώνα να λάβουν βοήθεια που παρέχεται αποκλειστικά από τους αρμόδιους και την διαπιστευμένη ιατρική ομάδα (εάν κριθεί απαραίτητο από τους εν λόγω υπεύθυνους).
Οι δρομείς που εγκαταλείπουν τον αγώνα πρέπει να παραδώσουν τον αριθμό συμμετοχής τους και το ηλεκτρονικό τσιπ σε έναν αρμόδιο της οργάνωσης και να υπογράψουν το κατάλληλο έντυπο απόσυρσης επί τόπου ή στο πλησιέστερο σταθμό. Οι δρομείς που εγκαταλείπουν τον αγώνα δεν επιτρέπεται να παραμείνουν στον αγώνα και θα μεταφερθούν με επίσημη ομάδα των Οργανωτών ή άλλο εξουσιοδοτημένο αυτοκίνητο στη Σπάρτη ή την Ολυμπία και στο ξενοδοχείο που θα υποδείξει η Οργανωτική ομάδα. Οι αθλητές που επιθυμούν να χρησιμοποιήσουν το συνοδευτικό τους αυτοκίνητο πρέπει να το δηλώσουν στη δήλωση εγκατάλειψης. Οποιαδήποτε ενέργεια αντίθετη με αυτό το άρθρο έχει ως αποτέλεσμα τον αποκλεισμό από μελλοντικούς αγώνες δρόμου Heyday.
Οι δρομείς ακολουθούν μια συγκεκριμένη πορεία. Εάν, ωστόσο, για κάποιο λόγο, βρεθούν εκτός πορείας, πρέπει να επιστρέψουν στον τελευταίο όπου είχαν κάνει check in πριν από την παρέκκλιση, ώστε να συνεχίσουν τον αγώνα.
Οι δρομείς μπορούν να αναφέρουν οποιαδήποτε παράβαση που διαπράττεται από άλλον δρομέα ή υποστηρικτή. Η καταγγελία πρέπει να είναι γραπτή και να παραδίδεται σε έναν αρμόδιο της ομάδας των διοργανωτών στον πλησιέστερο σταθμό.
Κατά τη διάρκεια του αγώνα συνιστάται στους δρομείς για λόγους ασφαλείας να:
- να αποφεύγουν τη χρήση οποιουδήποτε Bluetooth, mp3, iPod ή ακουστικών συνδεδεμένων με οποιοδήποτε είδος συσκευής αναπαραγωγής μουσικής, καθώς ο δρομέας πρέπει να έχει ανεμπόδιστη ακοή για λόγους ασφαλείας.
- να αποφεύγουν τη χρήση κινητού τηλεφώνου (μόνο σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης).
Οι δρομείς που εντοπίζονται να χρησιμοποιούν οποιεσδήποτε παράνομες ουσίες (ντόπινγκ), αποκλείονται αυτόματα.
Οι δρομείς απομακρύνονται από τον αγώνα:
- λόγω παραβίασης οποιουδήποτε άρθρου των κανονισμών του αγώνα.
- λόγω άφιξης μετά την καταληκτική ώρα στα (3) τρία Σημεία Ελέγχου (σταθμούς).
- εάν διαταχθεί από τη διαπιστευμένη ιατρική ομάδα
Οι δρομείς πρέπει να παρέχουν όλες τις σχετικές πληροφορίες σχετικά με τους υποστηρικτές τους και τα συνοδευτικά οχήματα. Για λόγους ασφαλείας, οι υποστηρικτές απαγορεύεται αυστηρά να επιβαίνουν σε κάθε είδους δίκυκλο όχημα (ποδήλατο, μοτοσικλέτα κ.λπ.), προκειμένου να παρακολουθήσουν τον αγώνα ή να συνοδεύσουν τους αθλητές.
Οι δρομείς δεν επιτρέπεται να εισέλθουν στο όχημα υποστήριξης για να λάβουν βοήθεια. Στα συγκεκριμένα σημεία (σταθμούς) που αναφέρθηκαν προηγουμένως, οι υποστηρικτές μπορούν:
- να παρέχουν νερό, αναψυκτικά, ισοτονικά, τρόφιμα.
- να βοηθήσουν τους δρομείς να αλλάξουν ρουχισμό
- να κάνουν μασάζ και να περιποιηθούν μικρές πληγές.
- να χορηγεί κάθε είδους φάρμακα που συνταγογραφούνται από την διαπιστευμένη ιατρική ομάδα
Απαγορεύεται απολύτως να φέρουν τα υποστηρικτικά αυτοκίνητα αφίσες, αυτοκόλλητα ή οτιδήποτε προωθεί και διαφημίζει προϊόντα, πεποιθήσεις, σκοπούς κ.λπ. Επιτρέπονται τα εταιρικά ή/και επαγγελματικά λογότυπα, καθώς και τα εμπορικά σήματα, μόνο εάν είναι μόνιμα αποτυπωμένα στο όχημα.
Οι οικογένειες, οι φίλοι και οι υποστηρικτές των δρομέων, τα μέλη των μέσων ενημέρωσης (δημοσιογράφοι, τηλεοπτικά συνεργεία κ.λπ.), οι ιατρικές ομάδες, οι διπλωματικές αντιπροσωπείες και όλα τα πρόσωπα, οι ομάδες και τα οχήματα που συνδέονται με οποιονδήποτε τρόπο με τον αγώνα, πρέπει να εγγραφούν κατά τη διάρκεια της περιόδου εγγραφής πριν από τον αγώνα και να παραλάβουν την ατομική τους κάρτα διαπίστευσης, τα διακριτικά και την άδειά τους, τα οποία πρέπει να επιδεικνύονται αμέσως όταν τους ζητηθεί. Τα συνοδευτικά οχήματα δεν επιτρέπεται σε καμία περίπτωση να χρησιμεύουν ταυτόχρονα ως αυτοκίνητα τύπου, ιατρικά, τηλεοπτικά και άλλα αυτοκίνητα. Οποιαδήποτε παράβαση θα οδηγήσει στην αυτόματη αποβολή των παραβατών, προσώπων και οχημάτων, από τον αγώνα.
Οι δρομείς, οι υποστηρικτές, τα μέλη των μέσων ενημέρωσης και όλοι οι ενδιαφερόμενοι παρακαλούνται να επικοινωνήσουν με την ομάδα Heyday Road για όλα τα θέματα που αφορούν τον αγώνα. Η διοργανώτρια ομάδα δεν φέρει καμία απολύτως ευθύνη σε περίπτωση έλλειψης ή παραπληροφόρησης, που μπορεί να οδηγήσει στον αποκλεισμό ή την απαγόρευση συμμετοχής στον αγώνα οποιουδήποτε ενδιαφερόμενου.
Για λόγους ασφαλείας οι υποστηρικτές αναμένεται να οδηγούν τα οχήματά τους καθ' όλη τη διάρκεια του αγώνα με ιδιαίτερη προσοχή και με χαμηλή ταχύτητα, και μάλιστα όταν οδηγούν σε μη ασφαλτοστρωμένους δρόμους. Σε κάθε περίπτωση, πρέπει να παραχωρείται προτεραιότητα στα οχήματα της επιτροπής κριτών, της ομάδας των διοργανωτών, της ιατρικής ομάδας, της ομάδας παροχής τροφίμων κ.λπ. Τα συνοδευτικά αυτοκίνητα μπορούν να σταματήσουν μόνο στα σημεία (σταθμούς) που αναφέρονται παραπάνω, και είναι υποχρεωμένα να σταματήσουν και να σταθμεύσουν στις καθορισμένες περιοχές σύμφωνα με τις οδηγίες της ομάδας των διοργανωτών.
Τα οχήματα των μέσων μαζικής ενημέρωσης (τηλεοπτικά συνεργεία, φωτορεπόρτερ, εικονολήπτες, δημοσιογράφοι κ.λπ.) πρέπει να ακολουθούν τον αγώνα από εύλογη απόσταση από τους αγωνιζόμενους, ώστε να μην τους εμποδίζουν και να μην φαίνεται ότι τους βοηθούν. Οποιαδήποτε παράβαση συνεπάγεται την άμεση απομάκρυνση του αυτοκινήτου από τον αγώνα και την ανάκληση των διαπιστεύσεων των επιβατών.
Τα μέλη της Επιτροπής Κρίσεων μπορούν να επιδεικνύουν κίτρινη κάρτα (προειδοποίηση) για παραβάσεις από τους δρομείς ή τους υποστηρικτές τους, η οποία πιστώνεται άμεσα στον δρομέα. Δύο (2) κίτρινες κάρτες συνεπάγονται τον άμεσο αποκλεισμό του δρομέα.
Σημείωση: Οι κριτές και οι υπεύθυνοι του αγώνα μπορούν να ελέγχουν ανά πάσα στιγμή όλα τα οχήματα.
Κατά τη διάρκεια ολόκληρου του αγώνα, απαγορεύεται αυστηρά:
- οι δρομείς να χρησιμοποιούν το αυτοκίνητο ενός υποστηρικτή ή να τρέχουν δίπλα σε δρομείς που δεν συμμετέχουν στον αγώνα.
- τα οχήματα υποστήριξης να σταματούν ή να σταθμεύουν οπουδήποτε στη διαδρομή μεταξύ των σταθμών, προκειμένου να υποστηρίξουν έναν δρομέα.
- για τα αυτοκίνητα υποστήριξης να κινούνται δεξιά ή μπροστά ή παράλληλα με τους δρομείς
Οποιαδήποτε παραβίαση αυτού του άρθρου θα έχει ως αποτέλεσμα τον άμεσο αποκλεισμό του δρομέα.
Οι δρομείς αποκλείονται αμέσως:
- για τη λήψη οποιουδήποτε είδους μη εξουσιοδοτημένης βοήθειας
- για ανάρμοστη συμπεριφορά τόσο των δρομέων όσο και του πληρώματος που τους υποστηρίζει
- για τη μη συμμόρφωση με τις υποδείξεις ενός αρμόδιου της οργανωτικής ομάδας.
Υπό ειδικές συνθήκες (οδικά έργα, κίνδυνος για τους δρομείς, δυσμενείς καιρικές συνθήκες κ.λπ.), κάθε σημείο (σταθμός) μπορεί να μεταφερθεί χωρίς προηγούμενη ειδοποίηση.
Η ομάδα των διοργανωτών παρέχει στους δρομείς κατά τη διάρκεια του αγώνα όλα τα προβλεπόμενα ελαφριά σνακ και αναψυκτικά. Ιδιαίτερα διαιτητικά αιτήματα μπορούν να ικανοποιηθούν με ειδοποίηση λίγες ημέρες πριν τον αγώνα.
Στη συνέχεια, είναι ευθύνη της εκάστοτε αποστολής να παρέχει το ειδικό φαγητό.
Οι δρομείς, οι υποστηρικτές, καθώς και όλοι οι συμμετέχοντες στον αγώνα, είναι υποχρεωμένοι να ακολουθούν τους παραπάνω κανονισμούς/άρθρα, καθώς και κάθε πρόσθετη οδηγία που παρέχεται από τον Διευθυντή του αγώνα και την οργανωτική ομάδα.
Οι δρομείς υποχρεούνται να τρέχουν σύμφωνα με την κυκλοφορία
από την εκκίνηση του αγώνα (άγαλμα του Λυκούργου) μέχρι το τέλος για λόγους ασφαλείας και για να μη χαθούν οι σημάνσεις του αγώνα.
Οι δρομείς που δεν θα ακολουθήσουν αυτόν τον κανόνα θα αποκλείονται αμέσως από τον αγώνα, οποιαδήποτε στιγμή χωρίς άλλη ανακοίνωση. Οι κριτές και οι αξιωματούχοι του αγώνα είναι υπεύθυνοι για αυτή τη λειτουργία.
Σημείωση: Εάν είναι απαραίτητο, η ομάδα των διοργανωτών, μπορεί να αντιστρέψει την κατεύθυνση του αγώνα σε ορισμένα σημεία. Οι δρομείς και οι διαπιστευμένοι υποστηρικτές έχουν την υποχρέωση να παρακολουθήσουν την ενημέρωση, που γίνεται την παραμονή του αγώνα στον τόπο και την ώρα που θα υποδείξει η οργανωτική ομάδα.
Οι δρομείς και οι υποστηρικτές αναμένεται να είναι εξοικειωμένοι με τους κανόνες του αγώνα. Τα διαπιστευμένα οχήματα υποστήριξης πρέπει να φέρουν τις πινακίδες διαπίστευσης, στις οποίες αναγράφεται το όνομα και ο αριθμός μητρώου του υποστηριζόμενου αθλητή.
Κάθε περίπτωση που δεν καλύπτεται από τον κανονισμό θα επιλύεται από τον Διευθυντή Αγώνα ή τον παριστάμενο αρμόδιο που εκπροσωπεί τον αγώνα. Μια ένσταση σχετικά με παραβίαση οποιουδήποτε από τα παραπάνω άρθρα πρέπει να υποβληθεί γραπτώς στην Επιτροπή Εφέσεων στην έδρα της Σπάρτης το αργότερο μέχρι τις 8μ.μ. της τελευταίας ημέρας του αγώνα.
Το σημείο τερματισμού του αγώνα είναι το Δημαρχείο στην Αρχαία Ολυμπία για τον Υπερμαραθώνιο και η πλατεία της Μεγαλόπολης για τον άλλο Υπερμαραθώνιο.
Οι δρομείς θεωρούνται τερματίσαντες όταν αγγίξουν τη γραμμή τερματισμού, εντός του καθορισμένου χρονικού ορίου.